ഓഫീസ് മീറ്റിംഗുകള്‍ കാര്യക്ഷമമാക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട 10 കാര്യങ്ങൾ

പകുതി സമയം കൊണ്ട് കൂടുതല്‍ കാര്യക്ഷമമായി മീറ്റിംഗ് നടത്താൻ ഇക്കാര്യങ്ങൾ ശ്രദ്ധിച്ചാൽ മതി.

ആധുനിക കോര്‍പ്പറേറ്റ് ലോകത്ത് മീറ്റിംഗുകള്‍ അവിഭാജ്യഘടകമാണ്. മീറ്റിംഗുകള്‍ പല തരത്തിലാകാം. തന്ത്രപ്രധാനമായ തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കാനായി നടത്തുന്ന കൂടിക്കാഴ്ചകളാകാം, പെട്ടെന്നുണ്ടായ പ്രതിസന്ധികള്‍ തരണം ചെയ്യാനുള്ളതാകാം, ഭാവിപദ്ധതികള്‍ രൂപകല്‍ പ്പന ചെയ്യാനുള്ളതാകാം, ദിവസനേയുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളെ വിലയിരുത്തുന്നതാകാം…

എന്നാല്‍ പലപ്പോഴും മീറ്റിംഗുകള്‍ ലക്ഷ്യം കൈവരിക്കാതെ, വിലയേറിയ സമയം പാഴാക്കുന്ന വൃഥാ വ്യായാമങ്ങളാകാറുണ്ട്. നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തില്‍ ഇങ്ങനെയാണോ അവസ്ഥ? എങ്കില്‍ ഈ ചോദ്യങ്ങളിലൂടെ കടന്നു പോകൂ.

1. എപ്പോഴാണ് മീറ്റിംഗ് വിളിക്കേണ്ടത്?

നിങ്ങളുടെ ഉദ്ദേശ്യം/ലക്ഷ്യം നേടുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും പ്രധാന മാര്‍ഗം മീറ്റിംഗ് ആണെങ്കില്‍ മീറ്റിംഗ് വിളിക്കാം. അനാവശ്യമായി മീറ്റിംഗ് വിളി ച്ചുകൂട്ടിയാല്‍ അത് മറ്റുള്ളവരുടെ കൂടി സമയവും നഷ്ടപ്പെടുത്തും.

2. ആരൊക്കെ മീറ്റിംഗില്‍ പങ്കെടുക്കണം?

മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യം നിറവേറ്റപ്പെടാൻ ആവശ്യമുള്ളവര്‍ മാത്രം പങ്കെടുക്കുക.

3. മീറ്റിംഗിനുള്ള ഒരുക്കം എങ്ങനെ വേണം?

മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യം, മീറ്റിംഗിന് സംസാരിക്കേണ്ട വിഷയം, തുടങ്ങേണ്ട  സമയം, ദൈര്‍ഘ്യം, ആരൊക്കെ പങ്കെടുക്കണം തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങള്‍ അടങ്ങിയ അജണ്ട  തയാറാക്കിയതിനുശേഷം വേണം മീറ്റിംഗ് കൂടാൻ.

4. എല്ലാവരും എവിടെയിരിക്കണം?

ലീഡര്‍ പ്രധാനസ്ഥാനത്തിരിക്കണം. പങ്കെടുക്കുന്നവര്‍ ലീഡര്‍ക്ക് എതിര്‍വശത്തായി ഇരിക്കുക.

5. എങ്ങനെ നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം അവതരിപ്പിക്കണം?

സന്ദേശം നേരത്തെ തയാറാക്കി വെക്കുക. പ്രാധാന്യമര്‍ഹിക്കുന്ന മീറ്റിംഗ് ആണെങ്കില്‍ നേരത്തെ പരിശീലിക്കുക. ഓഡിയോ-വിഷ്വല്‍ പ്രസന്റേഷനുകള്‍ കൂടുതല്‍ ഫലം ചെയ്യും.

6. നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് ട്രാക്കിലാണോ?

ഒരു സമയം ഒരു കാര്യം മാത്രം ചര്‍ച്ച ചെയ്യുക. ചര്‍ച്ച വഴിമാറിപ്പോകാതെ
ശ്രമിക്കുക.

7. വിമര്‍ശനം വരുമ്പോൾ എന്തുചെയ്യണം?

വിമര്‍ശനം ഉന്നയിക്കുന്നവരോട് അവരുടെ വാദം തെളിയിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുക. നിങ്ങള്‍ സംസാരിക്കുന്നതിന്റെ ഇടയ്ക്കുകയറി സംസാരിച്ചാല്‍ ‘ഞാൻ പൂര്‍ത്തിയാക്കട്ടെ’ എന്ന് സൗമ്യമായി പറയാം.

8. തീരുമാനമെടുക്കല്‍ പ്രക്രിയ എങ്ങനെ വേഗത്തിലാക്കാം?

വോട്ടിടാം. കുറച്ചുപേരാണെങ്കില്‍ അനുകൂലിക്കുന്നവരുടെ എണ്ണമെടുക്കുക.

9. മീറ്റിംഗ് എങ്ങനെ അവസാനിപ്പിക്കാം?

ലക്ഷ്യം വെച്ച കാര്യം നിറവേറിയെന്ന് ഉറപ്പാക്കി, മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച സമയത്തുതന്നെ മീറ്റിംഗ് അവസാനിപ്പിക്കുക.

10. മീറ്റിംഗ് വിജയകരമായോ എന്ന് എങ്ങനെ അറിയാം?

പങ്കെടുത്തവരുടെ അഭിപ്രായം എഴുതിവാങ്ങുക. അതനുസരിച്ച് പിന്നീടുള്ള മീറ്റിംഗില്‍ മാറ്റം വരുത്തുക.

കടപ്പാട്: മിലോ ഒ ഫ്രാങ്കിന്റെ ‘ഹൗ റ്റു റണ്‍ എ സക്‌സസ്ഫുള്‍ മീറ്റിംഗ് ഇൻ ഹാഫ് ടൈം’ എന്ന പുസ്തകം.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here